Recrutement

ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

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10/07/2019 REF-19-10 Titulaire Siège Paris Partage

Contexte hiérarchique

Sous la responsabilité de la directrice en charge du développement et du secrétariat général

Missions et objectifs

Soutien aux activités de la directrice du développement et du secrétariat général
  • Organisation des agendas et des prises de rendez-vous : suivi des rendez-vous, classement, archivage, relances
  • Organisation des déplacements
  • Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la direction générale : filtrage téléphonique et prise de messages
  • Préparation et traitement si besoin des rendez-vous : demandes d’informations ou de notes auprès des services
Suivi administratif des séances des instances :
  • Gestion des convocations et des dossiers de séance des instances auxquelles participent les élus (Bureau, Comité syndical, Commission interne ad-hoc…)
  • Organisation matérielle des séances
  • Organisation de la réunion préparatoire avec les services des collectivités membres du syndicat mixte
  • Traitement administratif et dématérialisé des délibérations et des rapports de présentation, incluant leur transmission au représentant de l’Etat
  • Traitement administratif et dématérialisé des actes réglementaires de l’établissement (arrêté, décision du Président), incluant leur transmission au représentant de l’Etat
  • Recueil des actes administratifs : conception et mise à disposition du public
Organisation et planification de réunions
  • Réunions de travail internes : envoi de l’ordre du jour et des documents inhérents
  • Séminaires et évènementiels particuliers
Tenue et gestion du standard téléphonique de l’EPTB
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
  • Pour le cabinet du Président et pour la direction générale : prise de notes, élaboration et préparation de dossiers et documents pour des réunions (diaporamas, PPT…), mise en forme de courrier, classement de dossiers
  • Pour les directions : réalisation des copies des dossiers pour les différentes instances (comité technique, comité d’hygiène et de sécurité, commissions d’appel d’offre…), aide à l’organisation administrative desdits comités et commissions
Gestion de la logistique générale des services centraux:
  • Réception des visiteurs de l’EPTB
  • Gestion de la réception des colis, affranchissement du courrier au départ
  • Gestion du courrier (arrivée, départ) de manière dématérialisée, avec mise en place d’un outil de suivi
  • Constitution de dossiers, de la reprographie et la confection de documents
  • Tenue du planning de réservation des voitures, suivi des relevés de compteurs kilométriques, suivi de la flotte (entretiens des véhicules, cartes essence, etc.)
  • Réservation des billets de train, en lien avec la DRH et la direction des finances
  • Commande de plateaux repas et de cafés d’accueil pour les réunions internes
  • Gestion des stocks de fournitures administratives et des commandes
  • Préparation logistique de la salle de réunions organisées par la Présidence et la direction générale (rétro projecteur, PC, enregistreur) et rangement à l’issue
  • Assure le cas échéant l’acheminement de documents vers l’extérieur
Polyvalence et suppléance :
  • Suppléance et renfort avec l’assistante du directeur général des services

Affectation

Direction générale des services

12, rue Villiot – 75012 PARIS

Profil du candidat

  • Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux – filière administrative – catégorie C
  • Bac pro gestion-administration

Expérience et compétence

  • Formation et expérience en secrétariat de direction
  • Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
  • Sens du service public et des relations humaines
  • Rigueur dans l’organisation
  • Réactivité, autonomie, sens de l’organisation, disponibilité et discrétion
  • Qualités rédactionnelles et relationnelles
  • Maîtrise des technologies de la bureautique (word, excel, powerpoint, outlook)
  • Expérience du travail avec les élus

Qualités requises

  • Autonomie dans l’organisation du travail
  • Capacité d’adaptation et souplesse face aux demandes de différents interlocuteurs
  • Capacité à travailler en transversalité
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
  • Bonne expression orale et écrite

Particularité

  • Disponibilité liée aux impératifs de la présidence et de la direction générale

Rémunération

  • Statutaire + régime indemnitaire + prestations sociales (AGOSPAP) + possibilité de chèques déjeuner
  • Participation au financement des contrats de mutuelles labellisées

 

Poste à temps plein à pourvoir dès que possible

 

Merci d’adresser votre candidature avec CV et lettre de motivation avant le 05/08/2019 à :

M. le Président de l’EPTB Seine Grands Lacs

Service des Ressources Humaines

12, rue Villiot - 75012 PARIS

Ou ressourceshumaines@seinegrandslacs.fr

Pour tout renseignement, vous pouvez contacter :
Madame Alexie LORCA, Directrice du développement et du secrétariat général au 01.44.75.29.07

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